BOIP zoekt een managementassistent (m/v)

Bent u een digitale duizendpoot? Raakt u niet in paniek van een spoedklus of wisselende prioriteiten? Weet u van aanpakken en schakelt u makkelijk tussen uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden? Bent u in een internationale omgeving helemaal op uw plek? Als u deze vragen met ‘ja’ beantwoordt, dan is de functie als managementassistent bij BOIP iets voor u.

Voor de ondersteuning van een aantal afdelingen zijn wij op zoek naar een

Ervaren managementassistent (m/v)

36 uur per week

Wat zijn de verantwoordelijkheden?

Als managementassistent bij BOIP:

  • zorgt u voor schriftelijke en mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling;
  • voert u administratieve taken uit, zoals het opstellen van overzichten, maken van rapportages, beheren van dossiers en het afhandelen van post en telefoon;
  • houdt u tijdregistratie- en CRM-systemen up-to-date, en zorgt u voor verdere verwerking van gegevens uit deze systemen;
  • onderhoudt en actualiseert u het (digitale) archief;
  • beheert u de agenda van meerdere managers;
  • organiseert u interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
  • maakt u verslagen en handelt u vergaderzaken af;
  • ontvangt u bezoekers;
  • regelt u reizen en accommodaties;
  • handelt u facturen en declaraties af.

Wat vragen wij van u?

  • Minimaal MBO werk- en denkniveau;
  • Sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands, Frans en Engels;
  • Ruime ervaring met het gehele Microsoft Office-pakket;
  • Uitgebreide vaardigheden op het gebied van tekstverwerking, gegevensverwerking, opstellen van presentaties, agendabeheer, intranet, informatieverzameling en documentmanagement;
  • Kennis van principes, zoekmogelijkheden en opbouw van de meest gangbare fysieke en digitale informatiebronnen (internet, naslagwerken, (digitaal) archief, gegevensbestanden etc.);
  • Ruime ervaring met en inzicht in systemen voor o.a. tijdregistratie (Timetell) en Customer Relationship Management (Perfectview).

Uw talent:

  • U kunt snel schakelen tussen diverse taken en weet prioriteiten te stellen; 
  • U kunt uitstekend samenwerken en communiceren met collega’s in verschillende rollen en afdelingen in de organisatie;
  • U bent flexibel, klantgericht en dienstverlenend;
  • U kunt uw eigen werk zelfstandig organiseren en  accuraat werken, ook onder tijdsdruk;
  • U heeft het vermogen om tactvol om te gaan met soms conflicterende belangen.

Standplaats: Den Haag

Dit bieden wij u:

Werken bij BOIP betekent werken in een internationale omgeving. Wij streven naar een inspirerend werkklimaat, waarin we medewerkers uitdagen hun talenten optimaal te benutten. Initiatieven die leiden tot verbetering worden gestimuleerd en beloond. Daarnaast bieden wij uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een aantrekkelijk salarispakket, een 36-urige werkweek, ouderschapsverlof, studieregeling en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Meer over Werken bij BOIP

Bent u geïnteresseerd in deze functie?

Stuur uw CV en motivatie naar de heer Arno Rohder, Afdelingsmanager HR & Facility: arohder@boip.int.

Voor meer informatie over de functie kunt u contact  opnemen met mevr. Karin Winkel, Manager Registratie, tel. +31 (0)70 349 11 18.

Belangrijk: check het e-mail adres in uw account

Lees meer